Jos viesti ei näy oikein, avaa viesti selaimessa

Tämä muuttuu käyttöluvan hakemisessa 1.2.2026 alkaen

Tilastokeskuksen lupakäytäntöihin ja hakemuslomakkeisiin on helmikuussa tulossa muutoksia, joiden tavoitteena on sujuvoittaa hakemusten käsittelyä ja varmistaa tietosuojalainsäädännön noudattaminen. Alla on koottu keskeiset muutokset ja ohjeet, jotka on hyvä huomioida jatkossa.

Käyttöluvan hakemisen muutokset

Käyttöluvan hakija vastaa jo hakuvaiheessa tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta ja muista tietosuojalainsäädännön mukaisista rekisteripitäjän velvollisuuksista. Lupapäätökselle kirjataan jatkossa rekisterinpitäjä, minkä vuoksi hakemuslomakkeella tulee jatkossa aina ilmoittaa, mikäli rekisterinpitäjä on muu taho kuin vastuututkijan organisaatio. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, lupapäätökselle merkitään rekisterinpitäjäksi vastuututkijan organisaatio.

Tilastokeskuksen tulee varmistaa hakijan toimittamien tietojen perusteella ennen lupapäätöksen tekemistä, että hakijalla on tilastolain, tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukainen oikeus tietojen saamiseen. Tätä varten otetaan käyttöön vakiomuotoinen aineiston määrittelylomake, josta on lisätietoa alla. Aineiston määrittelylomake mahdollistaa aineistojen hakemisen tutkimuksen tarpeiden mukaan erilaisin rajauksin.

Hakemuslomakkeen kysymyksiä on tarkennettu, ja koska lomake on muuttunut, vanhoja hakemuksia ei voi kopioida uusiksi hakemuksiksi.

Aineistohakemukset

Kaikissa aineistohakemuksissa tulee jatkossa ilmoittaa tutkimusaineiston kohdejoukko ja aineiston vuosirajaus. Kohdejoukot ja aineistovuodet tietoryhmittäin kuvataan aineiston määrittelylomakkeelle. Hakemuslomakkeella kysytään myös, onko tutkimushankkeella tehtävästä tietojen käsittelystä laadittu EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA). Vaikutusarvioinnin voi lähettää hakemuksen liitteenä Tilastokeskukselle.

Käymme hakemuksia läpi jo jonotusaikana, ja pyydämme aiempaa nopeammin tarvittavia lisätietoja. Tavoitteena on nopeuttaa hakemusten käsittelyä.

Aineiston määrittelylomake

Uusi aineiston määrittelylomake on ladattavissa Tutkijapalveluiden verkkosivuilta. Tilastokeskus hyödyntää lomakkeen tietoja aineiston tarpeen arvioinnissa, kun käyttöluvasta päätetään.

Aineiston määrittelylomakkeeseen kuvataan tutkimushankkeen koko aineistokokonaisuus, eli tutkimushankkeella jo olevat aineistot sekä uudet aineistot, joita ollaan hakemassa. Lomakkeelle tehdään aineisto- tai tietoryhmätasoinen listaus, jossa kuvataan kunkin aineiston käyttötarkoitus, kohdejoukko ja aineistovuodet. Jokaisen aineiston tai tietoryhmän tarve tulee perustella erikseen. Räätälöityihin aineistoihin viitataan tietoryhmittäin. Esimerkiksi kuolemansyytiedot ovat yksi tietoryhmä.

Kokonaisaineiston tarvetta ei käytännössä ole mahdollista perustella yhdellä kertaa, koska aineistojen kohteena oleva väestö vaihtelee aineistoittain. Aineistot voivat olla siis eri vuosilta ja eri kohdejoukolle.

Aineiston määrittelylomake on pakollinen liite aineistohakemuksissa. Lomake on syytä siis ladata ja täyttää jo nyt, jotta se on valmiina, kun käyttölupamuutoksille tulee tarvetta.

Siirtymäaika

Vanhalle hakemuslomakkeelle tehtyjä hakemuksia otetaan vastaan vielä helmikuun ajan. 1.3.2026 alkaen hakemukset tulee tehdä uudella hakemuslomakkeella. Aineiston määrittelylomake tulee olla hakemuksen liitteenä 1.2. alkaen, vaikka hakemus olisi tehty vanhalle lomakepohjalle.

Valmisaineistot

Valmisaineistojen jaottelusta luovutaan ja ne löytyvät jatkossa lupapalvelun katalogista otsikon Valmisaineistot alta. Samalla pitkät nimet päivitetään kuvaavammiksi. Kuten tähänkin asti, valmisaineistoja voi edelleen hakea tuleville vuosille ennakollisesti.

Valmisaineistojen vuosipäivityspyyntöjä varten on otettu käyttöön erillinen päivityspyyntölomake. Käyttölupia valmisaineistoihin (kokonaisaineisto tai millä tahansa tavalla rajattu) voidaan myöntää ennakoivasti tuleville vuosille. Lupia räätälöityyn aineistoon ei voida myöntää ennakoivasti, vaan niiden osalta mahdollinen päivitys tehdään aina uuden käyttölupahakemuksen ja luvan päivityksen kautta.

Valmisaineistoa voi hakea kokonaisaineistona käyttöönsä myös kohdejoukon muodostusta varten. Se tarkoittaa, että kyseiseen aineistoon myönnetään lupa määräajaksi, jonka aikana käyttöluvan saaja muodostaa itse kohdejoukon. Sen jälkeen pääsy valmisaineistoon suljetaan ja Tilastokeskuksen käsittelijä poimii käyttöluvan mukaiset muut aineistot. Tällaista menettelyä voidaan noudattaa haasteellisissa kohdejoukkopoiminnoissa.

Valmisaineistojen vuosikansiot

Osa valmisaineistoista jaetaan vuosikansioihin, mikä helpottaa aineistojen rajaamista. Uusi kansiorakenne tulee FIONAssa käyttöön 1.2.2026 alkaen.

Vuosikansioinnin myötä kaikkien valmisaineistojen sijaintikansio FIONAssa muuttuu. Lisäksi jotkin sellaiset aineistot, jotka ovat aiemmin olleet yhtenäisenä aikasarjatiedostona tulevat uudistuksen jälkeen esiintymään erillisinä vuositiedostoina. Nämä muutokset tulevat vaatimaan toimenpiteitä tutkijoiden omissa analyysikoodeissa liittyen polkuviittauksiin ja yhdistelykoodeihin. Muutoksista ja uusista aineistosijainneista tiedotetaan tarkemmin alkuvuodesta.

Muiden kuin Tilastokeskuksen luvittamat aineistot

Jos FIONA-hankkeelle lisätään muita kuin Tilastokeskuksen aineistoja, julkisia tai luvanvaraisia, tulee hakemuksen tuotteeksi valita jatkossa Ulkopuolisen aineiston lisäys FIONAan. Tuote löytyy lupapalvelun katalogista otsikon Ulkopuolisen aineiston lisäys tai käyttötarkoituksen muutos alta.

Tilastokeskus merkitsee käyttölupapäätöksen aineistoliitteelle aineistot, jotka käyttölupa kattaa. Tilastokeskus arvioi lupapäätöstä tehdessään, millaisiin muiden viranomaisten luovuttamiin tietoihin Tilastokeskuksen tietoja liitetään. Tämän vuoksi käyttölupapäätöksen aineistoliitteelle voidaan merkitä vain sellaiset ulkoiset aineistot, joiden lupa on jo toimitettu Tilastokeskukselle. Käyttöluvan aineistoliitteellä tulee olla näkyvissä myös julkiset ulkopuoliset aineistot, eli niiden esille tuominen käyttölupahakemuksella on oleellista.

Lisätietoa ja ohjeita

Kaikki uudet lomakkeet ja tarkemmat ohjeet löytyvät Tutkijapalveluiden verkkosivuilta tai lupapalvelusta. Suosittelemme tutustumaan muutoksiin hyvissä ajoin, jotta hakemusten käsittely sujuu mahdollisimman nopeasti ja joustavasti.

This changes in applying for a user licence starting from 1 February 2026

Changes will be made to Statistics Finland's licence practices and application forms in February, which aim to make the processing of applications smoother and ensure compliance with data protection legislation. Below are the key changes and instructions that should be noted in future.

Changes in applying for a user licence

The user licence applicant is already at the time of application responsible for complying with the data protection principles and other controller obligations according to the data protection legislation. In future, a controller is recorded in the licence decision, for which reason it should always be notified on the application form if the controller is other than the organisation of the researcher in charge. If the field is left empty, the organisation of the researcher in charge is entered as the controller on the licence decision.

Based on the information provided by the applicant, Statistics Finland must confirm that the applicant has the right to access information in accordance with the Statistics Act, data protection legislation and other legislation before making a licence decision. For this reason, we introduce a standardised dataset specification form, on which more information is given below. The dataset specification form makes it possible to apply for datasets according to the needs of the research and with different limitations.

The questions on the application form have been clarified and because the form has changed, it is not possible to copy old applications into new applications.

Dataset applications

In future, the target population of the research data and the year limit of the dataset must be given in all dataset applications. The target populations and data years by data group are described on the dataset specification form. It is also asked on the application form whether a data protection impact assessment (DPIA) in accordance with the EU's General Data Protection Regulation has been compiled on the processing of data in the research project. The impact assessment can be submitted to Statistics Finland as an appendix to the application.

We will review the applications already when the application is placed in the queue and we will ask you for needed additional information faster than before. The objective is to speed up the processing of applications.

Dataset specification form

The new dataset specification form can be downloaded on the Research Services’ website. Statistics Finland utilises the data on the form for assessing the dataset need when decision on the user licence is made.

The entire data module of the research project, that is, the datasets already available to the research project and the new datasets that are being applied for, should be described on the dataset specification form. Dataset or data group level listing describing the purpose of use, target population and data years of each dataset is given on the form. The data must be described separately for each dataset or data group. Tailored datasets are referred to according to data groups. For example, cause of death data are one data group.

In practice, grounds cannot be given for the need for total data at one time because the population covered by the dataset varies by each dataset. Thus, the datasets can be from different years and for different target populations.

The dataset specification form is a mandatory appendix to data applications. Therefore, the form should be downloaded and filled in already now so that it is ready when changes need to be made to the user licence.

Transition period

Applications submitted with the old application form will still be accepted during February. As of 1 March 2026, applications must be submitted using the new application form. The dataset specification form must be appended to the application starting from 1 February 2026 even if the old form template was used for the application.

Ready-made datasets

The division of ready-made datasets is discontinued and they can in future be found under the heading Ready-made datasets in the licensing service's catalogue. At the same time, long names are updated to be more descriptive. Ready-made datasets can still be applied for in advance for future years.

A separate update request form will be introduced for annual update requests concerning ready-made datasets. User licences for ready-made datasets (total data or limited in any way) can be granted in advance for future years. Licences for tailored data cannot be granted in advance, but their possible update is always made through a new licence application and a licence update.

Access to ready-made datasets can also be applied for as total data for forming the target population. This means that a licence is granted for the dataset for a fixed period during which the licence recipient forms the target population. After this, access to the ready-made dataset is closed and Statistics Finland's processor extracts the other datasets according to the user licence. This procedure can be used in challenging extractions of the target population.

Annual folders of ready-made datasets

Some of the ready-made datasets are divided into annual folders, which makes it easier to limit the data. The new folder structure will be introduced in FIONA starting from 1 February 2026.

As a result of the introduction of annual folders, the location folder of all ready-made datasets changes in FIONA. In addition, some such datasets that have previously been a uniform time series file will be presented as separate annual files after the renewal. These changes will require measures in researchers' own analysis codes related to path references and combination codes. More detailed information will be given on the changes and new dataset locations in the early part of the year.

Datasets licensed by others than Statistics Finland

If datasets other than those from Statistics Finland are added to the FIONA project, whether public or licenced, select as the product Addition of external data to FIONA. The products can be found in the licensing service's catalogue under Addition of external data or change in the intended use of the data.

Statistics Finland enters the datasets covered by the user licence in the dataset appendix of the user licence decision. When making a decision on a license, Statistics Finland assesses the type of information provided by other authorities to which Statistics Finland's data will be linked. For this reason, only such external datasets for which a licence has already been submitted to Statistics Finland can be entered in the dataset appendix of the user licence decision. The dataset appendix of the user licence must also show public external datasets, that is, it is essential to present them in the user licence application.

Further information and instructions

All new forms and more detailed instructions can be found on the Research Services’ website or in the licensing service. We advise you to familiarise yourself with the changes well in advance so that applications can be processed as quickly and flexibly as possible.

Tilastokeskus

Työpajankatu 13, 00580 Helsinki

Tietopalvelu: info@stat.fi, p. 029 551 2220

Tietosuojaseloste